Câu hỏi tình huống kế toán thực tế

BỘ CÂU HỎI TÌNH HUỐNG KẾ TOÁN

Câu hỏi 1: Tài xế công ty mới tuyển thường xuyên báo hàng giao cho khách bị thiếu, thì nên xử lý như thế nào ?. Làm gì để hạn chế tình trạng như vậy ?.

• Kiểm tra tính trung thực của tài xế bằng cách đặt camera và cố tính đếm dư số hàng phải giao để kiểm tra.
• Lập phiếu xuất kho và ký nhận xác định trách nhiệm từng khâu, khi hàng lên xe, tài xế ký là thuộc trách nhiệm của tài xế.
• Kiểm tra thủ kho và tài sế: Lắp đặt camera giám sát 2 bộ phận giao nhận để hạn chế việc phối hợp lấy hàng công ty.

Câu hỏi 2: Có nhà cung cấp gọi tới nói vừa gọi cho sếp, sếp nói gọi cho kế toán để thu tiền là 25 triệu, và gửi hợp đồng, hóa đơn. Thì xử lý tình huống trên như nào?

• Kiểm tra lại hợp đồng và hóa đơn: So sánh thông tin trên hợp đồng và hóa đơn và phiếu nhập kho có đúng với thủ kho đã nhận hàng như vậy không.
• Liên hệ lại với sếp: Xác nhận lại thông tin với sếp về việc đã yêu cầu gọi cho kế toán để thu nợ. Hỏi rõ về lý do và thời điểm phát sinh khoản nợ này.
•  Kiểm tra hệ thống kế toán: Kiểm tra xem trong hệ thống kế toán của công ty đã ghi nhận khoản nợ này chưa, số tiền có chính xác không và đã được phân bổ vào khoản mục nào.
   

Câu hỏi 3: Cuối tháng, chốt công nợ với khách hàng là 100 triệu, tuy nhiên khách nói chỉ 80 triệu, còn 20 triệu tiền hàng đã trả lại cho tài xế mang về trong tháng trước rồi. Nếu là kế toán công ty theo anh, chị hướng xử lý như nào để không bị lệch công nợ như tình huống nêu trên.

• Khách hàng:

• Tài xế:

• Bộ phận bán hàng:

• Xây dựng quy trình giao nhận hàng rõ ràng: Đảm bảo rằng tất cả các giao dịch mua bán đều có đầy đủ các giấy tờ chứng minh như hóa đơn, phiếu xuất kho, biên bản giao hàng, phiếu thu có chữ ký các bên, có dấu công ty xác nhận.  
   

Câu hỏi 4: Cuối tháng kiểm kê tồn kho, phát hiện thiếu 100 thùng hàng A, Theo anh chị nguyên nhân nào sẽ có thể xảy ra.

• Do kế toán và tài xế có thể phối hợp nhau để biển thủ hàng, điều này sẽ rất khó phát hiện. Ví dụ: Khi giao hàng, kế toán và tài sế đếm dư 10 thùng, trước khi giao cho khách tài sế ghé qua điểm giao hàng khác bán lẻ 10 thùng và thu tiền. Nhiều lần như vậy sẽ dẫn tới số hàng thiếu hụt lớn.
• Nhập liệu sai: Có thể xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu số lượng hàng hóa khi nhập kho hoặc xuất kho, dẫn đến số liệu trên sổ sách không chính xác.
• Quét mã vạch sai: Nếu sử dụng mã vạch để quản lý hàng hóa, việc quét sai mã vạch có thể dẫn đến ghi nhận số lượng không đúng.
• Mất mát phiếu xuất kho: Nếu phiếu xuất kho bị mất hoặc ghi không rõ ràng, sẽ rất khó xác định số lượng hàng hóa đã xuất.
   

Câu hỏi 5: Khách hàng thanh toán hết công nợ, nhưng kế toán phát hiện khách thanh toán dư 20 triệu so với sổ sách kế toán của mình. Theo anh, chị nên xử lý như nào.

• Có thể sử dụng trường hợp này để sếp thử tính trung thực của kế toán.
• Kiểm tra chứng từ của công ty trước xem có hạch toán thiếu phiếu thu, hóa đơn nào không.
• Liên hệ khách hàng đối chiếu lại, yêu cầu khách gửi bảng kê thông tin thanh toán của chứng từ giao hàng, chứng từ thanh toán.
• Đối chiếu công nợ đình kỳ hàng tháng tránh để dồn công nợ sẽ khó đối chiếu.

Câu hỏi 6: Bạn được giao nhiệm vụ xuất hóa đơn, và duyệt đơn giá bán. Khách A là giá bán 10 triệu, nhưng bạn xuất hóa đơn giá 9 triệu. Sai phạm này chỉ có bạn biết, sếp không biết, khách hàng không biết. Hàng đã giao và thu tiền. Bạn sẽ làm gì để không bị sai phạm này tái diễn.

• Tự giác báo cáo: Bạn nên chủ động báo cáo sai lầm này cho cấp trên trực tiếp hoặc bộ phận kế toán.

• Giải thích rõ ràng: Giải thích rõ ràng về nguyên nhân dẫn đến sai sót và thể hiện sự hối hận.
• Đề xuất giải pháp: Cải thiện quy trình, người duyệt bán hàng và người xuất hóa đơn không được kiêm nhiệm. Nếu kiêm nhiệm phải chấp nhận rủi ro xảy ra.
   

Câu hỏi 7: Chứng từ thanh toán tiền cho nhà cung cấp được thanh toán, tuy nhiên bạn lại không nhớ và thanh toán lần 2. Vậy bạn phải xử lý như nào, vào làm gì để không tái diễn.

• Chứng từ nào đã thanh toán phải đóng dấu đã thanh toán, hoặc ghi tay đã thanh toán để tránh trường hợp thanh toán lần 2.
   

Câu hỏi 8: Có khá nhiều khách hàng nợ lâu không trả nhưng nhân viên bán hàng vẫn bán để đạt chỉ tiêu doanh số. Theo bạn nên làm gì để hạn chế rủi ro không thu được tiền.

• Yêu cầu thanh toán trước: Đối với khách hàng mới hoặc khách hàng có lịch sử nợ, doanh nghiệp có thể yêu cầu thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ giá trị đơn hàng.
• Người duyệt bán không phải là kế toán, tạo bộ quy trình quản lý nợ, cụ thể nợ tối đa và thời hạn tối đa của khách.
   

Câu hỏi 9: Sếp ước tính bán được 100kg sản phẩm thu về 3 tỷ đồng, nhưng doanh thu kế toán chỉ có 2.5 tỷ. Theo bạn những tình huống nào có thể xảy ra chênh lệch trên

• Quên ghi nhận doanh thu, hoặc mất phiếu giao hàng, hoặc ghi sai số tiền
• Kế toán cố tình để doanh thu ngoài sổ sách và khi thu tiền mặt sẽ biển thủ
• Sếp chưa ghi nhận hàng trả lại, giảm giá hàng bán.

• Đánh số: Đánh số thứ tự liên tục cho các chứng từ.
• Sao lưu: Thường xuyên sao lưu dữ liệu để phòng trường hợp mất mát dữ liệu.
• Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng:
  • Quy trình lập chứng từ: Quy định rõ ràng về người lập, người kiểm tra, người phê duyệt chứng từ.
  • Quy trình lưu trữ: Quy định rõ ràng về nơi lưu trữ, thời gian lưu trữ và người chịu trách nhiệm.
  • Quy trình hủy chứng từ: Quy định rõ ràng về điều kiện và thủ tục hủy chứng từ.

RẤT MONG ĐƯỢC NHẬN THÊM CÁC TÌNH HUỐNG THỰC TẾ VÀ HƯỚNG XỬ LÝ TỪ BẠN ĐỌC. !!!
Email góp ý: tuantrong.cat@gmail.com
Hotline: 093838.4748